Блог

Воркшоп по формированию команд II.

Это вторая часть статьи о воркшопе по формированию команд. В первой части рассказали о продуктовой группе и первом шаге - создании тепловой карты (Heat Map). Вторая часть содержит описание подготовки, проведения воркшопа и извлеченные уроки.

Самоорганизация.

Как сделать так, чтобы из 5 команд в конце воркшопа получилось 7? Очевидных решений нет, экспертов, способных организовать команды наилучшим образом тоже, потому что задача комплексная. Полагаясь на самоорганизацию, участники сами найдут наилучшую композицию команд. Чтобы самоорганизация заработала, нужно дать людям простые ограничения и цель (Рис. 1). Первое ограничение мы создали, анализируя тепловую карту (Heat Map) - участники, собравшиеся в команду, должны покрывать минимум 80% самых частотных компонентов и функций.
Для того чтобы убедиться, что членам команды будет комфортно работать вместе, добавили ограничение по уровню поддержки - по 10-бальной шкале не ниже 8. Мы хотели получить семь команд.

Подготовка.

Так, как часть участников находились онлайн, мероприятие проходило в Zoom и miro. Таймбокс - 5 часов (по факту 4, перерыв на обед - 1 час, каждые 50 минут - перерыв 10 минут). Я подготовила план воркшопа:
  • обсудить цель, агенду и таймбокс встречи;
  • дать слово Владельцу Продукта (еще раз напомнить о том, в чем состоит потребность в 7 командах);
  • напомнить разработчикам о созданных ранее ограничениях;
  • предоставить таймбокс и положиться на самоорганизацию;
  • проверить, что собравшиеся на станциях, закрывают 80% необходимых навыков с помощью списка, составленного на основе тепловой карты (Heat Map) - паспорта команды;
  • проверить анонимно уровень поддержки с помощью встроенной в Miro голосовалки;
  • повторить предыдущие три шага несколько раз, пока все ограничения не будут удовлетворены;
  • отправить образованные команды в сессионные залы: выбрать название для каждой команды и пообщаться друг с другом;
  • провести выборы Скрам-мастеров;
  • создать минимальные командные договоренности и, наконец, отправиться на первое Планирование Спринта с 7 командами.
Исходя из плана, я собрала в miro доску к воркшопу (Рис.2). Я использовала цветовое кодирование - каждая станция отличается по цвету. Цвета создали структуру, которая помогла участникам и фасилитаторам ориентироваться на доске. Кроме того, цвета станций послужили временными названиями для проектов команд.
можно подробнее рассмотреть доску, а также скопировать ее себе для проведения аналогичного воркшопа.

Проведение воркшопа и извлеченные уроки.

Этап I.

После вводного слова и выступления Владельца продукта (см. план выше), мы еще раз напомнили ограничения и попросили участников предложить дополнительные. Новых ограничений предложено не было.
Мы объяснили процесс и как работать со станциями, а затем предложили участникам взять свои фотографии и переместить на станции. Потребовалось 6 раундов, чтобы заполнить станции проектов команд и перейти на следующий этап. Прежде, чем я расскажу о нем, хочу поделиться парой уроков, которые я извлекла:
Урок 1. Не пренебрегай такими активностями, как Market of Skills, чтобы участники имели возможность еще раз пообщаться друг с другом.
При подготовке плана фасилитации, я исходила из того, что все участники друг друга хорошо знают. Однако, первый раунд показал, что стоит уделить время тому, чтобы участники представились и рассказали друг другу о своих ключевых компетенциях.
Урок 2. Если есть возможность, сделайте Митоз одной-двух команд, не трогая остальные.
Исходя из модели групповой динамики Брюса Такмана, изменение состава возвращает команды к первому этапу групповой динамики - формированию, поэтому потребуется время, чтобы команда начала работать как единое целое. В нашем случае участников для митоза было недостаточно, поэтому мы проводили полноценный воркшоп по самоорганизации.

Этап II.

Для следующего этапа, мы отправили участников в сессионные залы заполнить паспорта команд и посчитать, какой процент компонентов и функций будет закрыт. Все проекты команд прошли по ограничению в 80% и мы сразу перешли к измерению, насколько ОК участникам работать друг с другом.

Этап III.

После анонимного голосования на нескольких станциях мы заметили низкие оценки поддержки — участники не были готовы работать друг с другом. Что делать?
Урок 1. Будь готов к неожиданным поворотам.
Мы дали участникам время обсудить в сессионных залах ситуацию и выработать дальнейшие шаги. Было предложено снова пройти первые два этапа, в результате чего составы проектов команд снова изменились. Оказалось, что один из участников оказался без команды. Мы договорились, что он проведет следующие спринты, путешествуя из команды в команду, до тех пор, пока не осядет в одной из команд. Если этого не произойдет, то такой участник покинет продуктовую группу.
В завершении воркшопа, каждой команде предстояло придумать название для формирования новой идентичности, и выбрать Скрам-мастера.
Интересно ли вам узнать детали, как проходили выборы Скрам-мастеров? Пишите в комментариях.