Я наблюдал за большим количеством Ретроспектив, которые проводили Скрам-мастера и собрал типичные ошибки. Какая самая распространенная из них? Поверхностный анализ проблем и излишне быстрый переход на этап генерации решений. В этой статье я проведу обзор инструментов системного мышления, которые помогут проводить исследовать проблемную область и приходить к более качественным решениям.
Глубоко погрузиться в системное мышление можно на тренинге Professional Systems Thinker (PST).
Обычно Ретроспектива состоит из пяти этапов:
- Открытие
- Сбор информации
- Формирование понимания
- Выработка плана действий
- Завершение
Я часто наблюдал следующее: Скрам-мастер открывает Ретроспективу, например, запуская разминку и проговаривая цель и правила встречи. Затем собирает и кластеризует информацию с командой. Но после проскакивает пункт «Формирование понимания» и сразу предлагает команде перейти на этап генерации решений. Это ошибка.
Люди склонны быстро переходить сразу от проблем к решениям, которые могут быть правильными, но чаще всего это не так. Работа на этом этапе заключается в рассмотрении дополнительных возможностей, рассмотрении причин и следствий и их осмыслении
Agile Retrospectives
Когда пропускается этап формирования понимания, мы рискуем не увидеть большую картину происходящего – как отдельные события, паттерны поведения связаны с более глубокой структурой системы. Результат – поверхностные решения, которые не улучшают ситуацию. Проблема на время уходит, но затем возвращается.
Чтобы решить проблему, нам необходимо понять как устроена система, как взаимодействуют между собой ее элементы. А для этого можно использовать инструменты системного мышления. Мы проведем обзор следующих инструментов:
- Systemic problem-solving
- Discovery & Action Dialogue (DAD)
- Connecting Circle
- 5 Whys
- Fishbone Diagram
- Doom-Loop Technique
- Causal-Loop Diagram (CLD)
- Behavior Over Time (BOT) диаграмма
Если хотите больше узнать об основах системного мышления, то на сайте less.works вы найдете целый раздел, посвященный ему.
Systemic Problem-Solving
Подход из книги Энгрид Бенс Facilitating with Ease. Он состоит из нескольких фаз, но нас, в первую очередь, интересуют системные вопросы, содержащиеся в подходе. Даем их команде для обсуждения:
- Как бы вы описали эту проблему внешнему человеку?
- Что происходит? Какие признаки и симптомы?
- Кого касается проблема? Почему это происходит?
- Какие корневые причины каждого симптома?
- Какие новые проблемы это порождает?
- Какие самые тревожные аспекты проблемы?
- Что или кто мешает нам справиться с этой проблемой?
- Какой наш собственный вклад в проблему?
Discovery & Action Dialogue (DAD)
Подход аналогичен предыдущему. Вопросы несколько отличаются:
- Как вы понимаете, что проблема X есть?
- Каков ваш вклад сейчас в решение проблемы?
- Что мешает вам предпринимать действия по устранению проблемы сейчас?
- Знаете ли вы кого либо, кто часто решал подобную проблему и преодолевал барьеры? Какие поведенческие паттерны и практики они используют?
- Какие новые мысли возникают теперь?
- Что нужно сделать, чтобы это произошло? Есть ли волонтеры?
- Кто еще должен быть подключен в решение?
Connection Circle
Один из самых доступных инструментов. Помогает лучше понять систему и визуализировать силы, взаимодействующие в ней. Участники находят основные факторы и элементы системы, затем размещают по кругу, и находят причинно-следственные связи с помощью стрелок.
На что обращать внимание в первую очередь:
- Закольцовки (factor1, factor5, factor 4, factor или factor 2, factor 8, factor 7, factor 2).
- Элементы, из которых выходят или куда входят много стрелок. Это потенциальные точки приложения усилий.
Детальнее про этот инструмент можно прочитать в статье Learning about connection circles.
5 почему
Старый добрый метод из бережливого мышления. Но будьте осторожны! В социальных системах (команды, продуктовые группы, организации), строго говоря, нет причин и следствий, а есть закольцовки. То есть, причины являются и следствиями. Именно поэтому мы наблюдаем поведение, которое повторяется множество раз. Инструмент полезно использовать в комбинации с другими. Вам может понадобиться задавать вопрос «Почему?» меньшее или большее количество раз, чем пять. И помните — виноваты не люди, а система. Пожалуйста, учитывайте это в ваших ответах.
Fishbone Diagram
Отлично работает с предыдущей техникой пять почему. Запишите формулировку проблемы, а затем найдите основные категории сил, которые взаимодействуют в системе, например: продукт, процесс, люди, окружение. Каждая категория становится ребром, к которому затем применяем технику пять почему.
Doom-Loop Technique
Еще один инструмент, который является промежуточным для тех, кто еще не готов работать с системными диаграммами (CLD). Следуйте с командой следующему алгоритму:
- Помещаем в центр проблему.
- Ищем последствия и располагаем их справа.
- Теперь, используя технику пять почему, находим возможные причины и располагаем слева.
- Ищем закольцовки – когда последствия влияют на первопричины.
Causal-Loop Diagram (CLD)
Наиболее мощный и продвинутый инструмент из известных мне. CLD позволяет лучше всего визуализируем структуру системы, включая ментальные модели людей. Помните, что команду необходимо обучить ему заранее. Системные диаграммы в основном состоят из переменных, причинно-следственных связей, связывающих эти переменные, и ментальных моделей людей.
О том, как строить CLD, можно почитать в статье
или в разделе системного мышления на сайте less.works.
Behavior Over Time (BOT) диаграмма
Инструмент обычно используется в комбинации с CLD диаграммами. BOT позволяет увидеть тренды на большом отрезке времени. Он связывает поведение системы в прошлом с возможным поведением в будущем. BOT дает представление о причинно-следственных структурах, лежащих в основе системы. Опытный глаз, построив BOT, может предположить, как может примерно выглядеть соответствующая системная диаграмма (CLD). Например, на картинке внизу мы видим, что в организации рост персонала (number of people) сопровождается одновременным ростом времени поставки (time-to-market), и снижением качества (release quality). Подробнее об этом инструменте можно почитать по в статье Behavior Over Time Diagrams.
Типичная ошибка на Ретроспективе – отсутствие или поверхностный анализ проблемной области.
Чтобы прийти к эффективным решениям необходимо понять как устроена система. Для этого подходят инструменты системного мышления: Systemic problem-solving, Discovery & Action Dialogue (DAD), Connecting Circle, 5 Whys, Fishbone Diagram, Doom-Loop Technique, Causal-Loop Diagram (CLD), Behavior Over Time (BOT) диаграмма.
Глубоко погрузиться в системном мышлении можно, посетив Professional Systems Thinker (PST).
Scrum ON!
